Помощник по реализации программ (Program Assistant)

Организации Институт Регенстриф (Regenstrief Institute, Inc) требуется помощник по реализации программ, способный гарантировать выполнение повседневных административных задач, а также эффективность и надежность логистики организации.
Нам требуется специалист, способный вовремя находить точную информацию, заботящийся о каждой мелкой детали, умеющий ладить с коллегами - человек, на которого можно положиться.

Зачем нам нужен помощник по реализации программ
Организация Regenstrief Institute Inc. является национальным лидером в области электронных медицинских карт и интеграции данных здравоохранения. В нашем Центре биомедицинской информатики мы разрабатываем стандарты работы с данными (такие как LOINC) для их последующего применения по всему миру. Переход к стандартам Regenstrief стал частью национальных программ здравоохранения во многих уголках планеты, включая США. На практике, результаты медицинских анализов десятков миллионов пациентов (если не сотен) хранятся в электронном виде благодаря существованию наших стандартов. 
По мере повсеместного распространения инноваций от Института Регенстриф, развивается программа продвижения создаваемых им стандартов. На настоящий момент в целях повышения эффективности появилась потребность в расширение команды специалистов, ответственных за выполнение административных задач, управление коллективной работой и организацию связей с внешними группами.

В области ответственности помощника по реализации программ войдет:

• Управление расписанием задач. Управление планом работ наших научных сотрудников, своевременное реагирование на запросы проведения собраний и обсуждений. Сбор материалов, необходимых для проведения встреч, их распространение. Организационное обеспечение мероприятий: бронирование помещений, настройка телефонной связи для телефонных конференций, технологическая подготовка веб-конференций, подтверждение списка выступающих.
• Управление деловыми поездками. Бронирование авиабилетов, гостиничных номеров, регистрация участников встреч / конференций, организация трансфера, подготовка рекомендаций по местной культуре (для командированных специалистов), контроль своевременной компенсации затрат "на карманные расходы" во время командировочных поездок. 
• Управление корреспонденцией. Контроль за входящей почтой сотрудников Института, подготовка ответов на формальные письма, отправка писем другим сотрудникам организации (если необходимо), подготовка списков корреспонденции для прочтения сотрудниками.
• Организация внешних взаимодействий. Пересмотр и фильтрация телефонных сообщений, совершение звонков от имени сотрудником организации, подготовка черновиков писем, в т.ч. благодарственных, ведение группы в твиттере, отправка сообщений / почтовых пакетов спискам адресатов и т.д.
• Координация мероприятий. Планирование и координация небольших мероприятий, включая бронирование помещений, организацию аудиовизуального сопровождения и питания, подготовку раздаточных материалов встречи, регистрацию, координацию логистики для загородных гостей мероприятий и т.д.
• Организационные задачи. Поддержка актуального и организованного состояния электронной и "бумажной" системы папок. Организация резюме, биографических очерков, адресных книг и т.д. Просмотр рукописных записей и зарисовок, перевод их в электронный вид (напр., в Evernote). Отслеживание и контроль запланированных действий, находящихся в стадии реализации.
• Снабжение. Контроль снабжения команды специалистов Regenstrief всем необходимым - расходными материалами, программным обеспечением, справочными материалами и т.д.
• Выполнение специальной работы. К таким заданиями могут относиться - поиск дизайнера для выполнение временного проекта, подготовка справочных материалов для исследований и публичных выступлений, сбор данных и комментариев с помощью опроса.

Другие возможные обязанности:

• Подготовка первичных вариантов докладов, брошюр и презентаций.
• Разрешение типовых вопросов подготовки и подачи научных публикаций, заявок на гранты.
• Стенографирование встреч и аудиозаписей.
• Выполнение общих обязанностей по приему (делегаций). 

Почему Вам понравится работать в Regenstrief
В организации Regenstrief, вы будете работать над проектами, которые внесут значительный вклад в улучшение состояния здоровья людей как в отдельных территориях, так и по всему миру в целом. Ваша работа будет иметь значение для миллионов жизней. Вы будете работать со всемирно известными учеными и наиболее перспективными сотрудниками - ведущими умами в области медицинской информатики!